CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE

OBJET
Les conditions générales suivantes s’appliquent à toute commande de formation proposée par KALYANE.
Les modalités concernant les prestations spécifiques seront intégrées à la proposition faite au Client.
Ces dispositions constituent l’intégralité de l’accord conclu entre KALYANE et le Client concernant les cours proposés par KALYANE.

VALIDITÉ DES DOSSIERS
Les demandes de formations ne sont enregistrées par KALYANE qu’après réception des documents tamponnés et signés par le client qui sont nécessaires à la demande de prise en charge, soit la convention de formation, (en cas de subrogation : le cas échéant, la demande de prise en charge, ainsi que tout autre document exigé par l’OPCA auquel le client cotise.)
Ces documents doivent être adressés à : KALYANE – 2-6 rue Henri Barbusse – 93000 BOBIGNY ou par retour de mail ou renvoyés par internet via la procédure de signature électronique. Dès réception de ces documents, un mail sera envoyé au client avec le CV du formateur qui l’auditera afin de d’arrêter des dates et d’affiner le contenu des stages.
Une fois les dates arrêtées, un mail sera envoyé au client avec le plan de cours modifié s’il y a lieu et une confirmation des dates choisies.
A la fin de la formation, les participants devront signer la feuille de présence et remplir les évaluations remises par le formateur. Une attestation leur sera envoyée dans les plus brefs délais par E-mail.
Le client confirme s’être bien acquitté de ses cotisations auprès de son OPCA pour l’année en cours et avoir communiqué à KALYANE le nom exact de l’OPCA auquel il cotise. Toute déclaration, fausse ou erronée sur ces données engagera l’unique responsabilité en cas de problème concernant le remboursement de sa formation.
Toute commande de formation suppose que le Client accepte le contenu du stage, les prés-requis et les présentes conditions générales de vents et les conditions de confidentialité des données personnelles dont il reconnaît avoir pris connaissance. Kalyane ne peut en aucun cas être tenu responsable d’un changement des conditions publiées par l’OPCA en cours de convention.

TARIFS
Les tarifs applicables aux formations sont ceux figurant en Euros sur les conventions de formation de KALYANE.
Ces tarifs sont applicables à la date de début du cours. Ils sont susceptibles de modifications. Ces tarifs s’entendent tous frais compris. Ils ne comprennent pas le matériel nécessaire au bon déroulement de la formation (Denrées, vins…etc.)
En cas d’accord de formation avec subrogation la facture sera envoyée directement à l’OPCA du client.
En cas d’accord de formation sans subrogation la facture sera envoyée directement au client accompagnée des émargements. Celui-ci devra réserver un Chèque à l’ordre de KALYANE. Ce chèque sera envoyé à KALYANE quand le client aura été remboursé par son OPCA. Le client s’engage à envoyer dès la fin de la formation à son OPCA sa facture + la facture KALYANE + la feuille de présence signée.

ANNULATION ET REMPLACEMENT DES STAGIAIRES
Le Client peut, préalablement au début de la formation, informer KALYANE du remplacement du ou des élèves initialement prévus si toutefois ceux-ci sont bien salariés du client et remplissent les conditions d’éligibilité. KALYANE se réserve le droit d’annuler la formation en cas de non éligibilité du ou des salariés concernés.
KALYANE se réserve la possibilité d’annuler tout stage dans le cas où le nombre d’inscrits, suite à ces changements, serait insuffisant et ce, sans encourir de pénalités.
Toute annulation de la part du Client doit être signalée par téléphone et confirmée par Mail à KALYANE au plus tard 7 JOURS ouvrées avant le début de la formation.
Passé ce délai, le client pourra annuler ou reporter les dates de formation et dans ce cas :
– Le client s’engage à assumer les frais engagés par le formateur (Frais de réservation de transport et d’hébergement) si celui-ci n’a pas la possibilité d’annuler ces réservations
– Pour les formations intra-entreprises, tant que la formation n’a pas débuté, cette annulation ne donnera lieu à aucune facturation des frais de formation pour le client
– Pour toute annulation durant la formation le client, devra assumer le cout de toutes les heures non effectuées au prorata du tarif indiqué dans sa convention.

Conformément aux articles L.616-1 et R.616-1 du code de la consommation, notre société a mis en place un dispositif de médiation de la consommation. L’entité de médiation retenue est : SAS CNPM – MÉDIATION – CONSOMMATION. En cas de litige, le consommateur pourra déposer sa réclamation sur le site : http://cnpm-mediation-consommation.eu ou par voie postale en écrivant à CNPM – MÉDIATION – CONSOMMATION 27, avenue de la Libération – 42400 SAINT-CHAMOND

 

PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES

Règles relatives à la protection des personnes physiques à l’égard des données à caractère personnel de KALYANE

1. CONTEXTE ET CADRE JURIDIQUE
Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, appelé le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.
Dans ce cadre, nous présentons les modalités de respect de cette réglementation, conformément à la demande de cette réglementation. En effet, KALYANE gère des données personnelles dans le cadre de son activité. Cette activité est principalement la mise en place de formations pour des entreprises.

2. ELEMENTS RELATIFS À NOTRE APPLICATION DE LA REGLEMENTATION
Les éléments relatifs à la gestion des données personnelles, conformément à la réglementation sont les suivants :        
• Les coordonnées du responsable des traitements : KALYANE
• Les finalités des traitements :
o Recueillir des besoins de formation auprès de nos clients par téléphone.
o Accompagner nos clients pour les conseiller dans le choix des formations qu’ils souhaitent mettre en place
o Monter la demande de prise en charge et une convention de formation qu’on envoie à l’OPCA du client (en cas de subrogation)
o Faire signer cette demande de prise en charge aux clients via Docusign, Via notre CRM ou par Courrier. (en cas de subrogation)
o Nos conventions sont accompagnées de nos conditions générales de vente et des règles de confidentialité que le client doit accepter
o Faire auditer téléphoniquement le client par le formateur pour préciser ses besoins en formation et pour arrêter des dates de formation. o Mettre en place la formation
o Réaliser des enquêtes de satisfaction un ou deux mois après les formations.
• Origine des données :
o Fiche RDV transmise par des partenaires (aucune information sur le client n’est conservée par le partenaire) o RDV téléphonique fait avec les clients par téléphone pour affiner leurs besoins
o Conversation téléphonique
• La typologie des données traitées par ces traitements :
o Données d’identification : Nom, Prénom du responsable, téléphone, Email, carte d’artisan s’il y a lieu. Pour les stagiaires qui sont intéressés à suivre la formation : Adresse,
 date de naissance, Numéro de sécurité sociale, Fiche de paye et fonction (en cas de subrogation et si demandé par l’OPCA)
o Données financières : Fiche de paye des stagiaires exigée par certains OPCA. Ces données ne sont pas conservées par KALYANE
KALYANE CONSULTING
2-6 rue Henri Barbusse – 93000 BOBIGNY
Tel : 01 76 38 06 19 – S.A.R.L. au capital de 1500 Euros SIRET 80149414700011 – APE 7022Z

 3. PRINCIPES GENERUX DE COLLECTE ET TRAITEMENT DES DONNEES PERSONNELLES
KALYANE met tout en œuvre pour respecter la réglementation lors de la collecte et traitement des données personnelles aussi bien en interne, qu’en externe, avec nos partenaires aussi bien au niveau informatique qu’organisationnel (protection des serveurs et bases de données informatiques, gestion des procédures internes, gestion des habilitations, information des personnes…)

4. DROITS DES PERSONNES
Les clients et contacts disposent d’un droit de demander à KALYANE, le respect de leur droits pour les données les concernant. Il s’agit notamment des droits suivants :
Ces droits étant conditionnés au respect des règles suivantes :

• Consentement / Suppression du Consentement
• Droit d’accès
• Droit à la modification
• Droit à l’oubli
• Droit à la limitation des traitements
Ces droits étant conditionnés au respect des règles suivantes :
• La demande émane de la personne elle-même et est accompagnée
o Soit d’une copie d’un titre d’identité, à jour
o soit est envoyée de l’email indiqué dans la demande d’assistance

• La demande doit être formulée par écrit à l’adresse suivante : KALYANE, 2-6 rue Henri Barbusse – 93000 BOBIGNY ou à l’adresse e-mail : RGPD@KALYANE.COM
• La demande doit expliquer précisément l’objet exact de la demande d’exercice de ses droits, conformément à la réglementation RGPD
Conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, les clients et contacts sont informés qu’i l s’agit d’un droit individuel qui ne peut être exercé que par la personne concernée relativement à ses propres informations : pour des raisons de sécurité, le service concerné devra donc vérifier votre identité afin d’éviter toute communication d’informations confidentielles vous concernant, à une autre personne que vous.
Les clients et contacts ont le droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès de KALYANE. Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, KALYANE pourra exiger la prise en charge financière de ce coût, par les clients et contacts.
Si les clients et contacts présentent leur demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées leur seront fournies sous forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.
Les clients et contacts sont informés que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication.
Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive, c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser le service concerné.
Remarque importante sur le « Consentement »
Lorsqu’une personne signe des dossiers Via Docusign ou Via notre CRM (Nom, Prénom, Téléphone, Email), elle donne explicitement son consentement au traitement des données personnelles qu’elle aura données au moment de la signature du dossier.
Toute personne a le droit, à n’importe quel moment, de demander le retrait de son consentement sur le traitement de ses données personnelles, conformément à la réglementation. KALYANE s’engage à respecter strictement ce droit dans les plus brefs délais.

5. SOUS-TRAITENCE
KALYANE informe ses clients et contacts qu’elle pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de leurs données à caractère personnel.
De plus, KALYANE se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.

6. SECURITÉ
KALYANE définit et met en œuvre les mesures techniques de sécurité, physiques ou logiques, qu’il estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisées des données de manière accidentelle ou illicite.
Parmi ces mesures figurent principalement :

Politique de sécurité des systèmes d’information
Gestion des identifications et habilitations pour l’accès aux données
Mesures de sauvegarde et archivage
Mesures de reprise d’activité
Audits de sécurité

7. VIOLATION DES DONNEES
En cas de violation de données à caractère personnel, KALYANE s’engage à en notifier à la CNIL dans les conditions prescrites par le RGPD. Si cette violation engendre un risque élevé pour les clients et contacts et que les données n’ont pas été protégées, KALYANE :

Avisera les clients et contacts concernés
Communiquera aux clients et contacts concernés les informations et recommandations nécessaires

8. DPO – DELEGUÉ À PA PROTECTION DES DONNÉES
KALYANE a désigné un délégué à la protection des données.
Les coordonnées du délégué à la protection des données sont les suivantes :
Estelle VERNER
KALYANE
2-6 rue Henri Barbusse – 93000 BOBIGNY
Email : RGPD@KALYANE.COM
Tel : 01 76 38 06 19
En cas de nouveau traitement de données à caractère personnel, KALYANE saisira préalablement le délégué à la protection des données.
Si les clients et contacts souhaitent obtenir une information particulière ou souhaitent poser une question particulière, il leur sera possible de saisir le délégué à la protection des données qui leur donnera une réponse dans un délai raisonnable au regard de la question posée ou de l’information requise.
En cas de problème rencontré avec le traitement des données à caractère personnel, les clients et contacts pourront saisir le délégué à la protection des données désigné.

9. REGISTRE DES TRAITEMENTS ET ANALYSE D’IMPACT
KALYANE, en tant que responsable du traitement, s’engage à tenir à jour un registre de toutes les activités de traitement effectuées.
Ce registre est un document ou applicatif permettant de recenser l’ensemble des traitements mis en œuvre par KALYANE, en tant que responsable du traitement.
KALYANE s’engage également à préparer une Analyse d’Impact des risques relatifs aux données personnelles.
KALYANE s’engage à fournir à l’autorité de contrôle, à première demande, les renseignements permettant à ladite autorité de vérifier la conformité des traitements à la règlementation informatique et libertés en vigueur.

10. DROIT D’INTRODUIRE UNE RECLAMATION AUPRES DE LA CNIL
Les clients et contacts concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d’une autorité de contrôle, à savoir la CNIL en France, si celui-ci estime que le traitement de données à caractère personnel le concernant n’est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante :
CNIL – Service des plaintes – 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07